Ежегодно Фонд Росконгресс совместно с Агентством стратегических инициатив проводит мероприятие, где любой житель страны может представить свою инициативу, стартап, проект или идею. Лучшие из них получают поддержку для развития и реализации.

В этом году форум «Сильные идеи для нового времени» прошел 19-20 февраля — подать заявку можно было до 31 января 2024 года. В итоге количество участников достигло 2000 — организовать такое масштабное событие нельзя было без помощи цифровых решений.

Чтобы гости форума могли планировать свой день и не запутались в насыщенной деловой программе, команда CUBE адаптировала мобильное приложение ON-E для форума.
С его помощью участники могли:

•  Узнать актуальную программу мероприятий. Не нужно было бродить по площадке в поисках расписания или постоянно задавать вопросы организаторам. Вся необходимая информация была в мобильном приложении.
•  Просматривать видеотрансляции. Если участник не успевал посетить площадку, в приложении он мог посмотреть выступление спикеров онлайн.
•  Общаться с другими участниками. Так можно было назначить встречу потенциальному партнеру, обменяться мнениями или завести полезные знакомства.
•  Составить личное расписание. Чтобы не запутаться в программе и собственных планах, гости могли создать собственный календарь мероприятий, встреч и событий.
•  Быстро сориентироваться на площадке. Найти, где проходит та или иная рабочая сессия, можно было с помощью карты в электронном виде, которая всегда под рукой.

Нетворкинг — это возможность завести полезные знакомства, найти покупателей или партнеров. Однако подойти и познакомиться с нужным человеком, особенно на большом мероприятии, не так просто.

Перед организаторами ПМЭФ-2023, как раз и стояла подобная задача. Нужно было организовать нетворкинг для 17 тысяч участников. Чтобы гости легко находили друг друга и могли быстро назначать встречи, организаторы обратились к платформе CUBE.

В рамках ПМЭФ с помощью модуля «Биржа деловых контактов» получилось организовать Зону Делового Общения:

• Подготовили все условия для общения участников. На форуме работало 15 переговорных комнат на 8 человек и 7 диванных групп на 4 участника. Один слот встречи составил 25 минут.
• Предоставили гостям разные права для назначения встреч. Одни участники могли приглашать на беседу любого человека, а у других такой возможности не было. Кроме того, можно было поставить запрет на встречи, если человек не хотел участвовать в нетворкинге.
• Упростили поиск нужного собеседника. В мобильном приложении гости заполняли свои профили, где указывали имя, компанию, должность, интересы и т.д. Так всегда можно было найти нужного человека. Кроме того, было видно, кто зовет тебя на встречу — достаточно просто зайти в профиль к участнику. Это помогало принять решение, стоит ли соглашаться на беседу.

Итог: в рамках ПМЭФ-2023 было организовано 744 встречи между участниками!

Самое интересное:
Создали приложение для того, чтобы участники официальных мероприятий чувствовали себя так же уверенно, как на встрече со знакомыми бизнес-партнерами на своей территории.
Сделали так, чтобы огромное количество человек даже не заметило своего же количества — ничего не висело, не лагало и не падало.

Добавили в базовый набор заказчика:


• онлайн-голосования в приложении
и синхронизация результатов с презентациями спикеров

• синхронизацию с сайтом и его интеграцию с личным кабинетом. Программа обновлялась везде, независимо от того, что использовал участник.

Самое интересное:
Знали, как и что делать, потому что сами давно числимся в рядах Национального Конгресс Бюро. Написали приложения для проведения и просмотра лекций.

Взяли базу и добавили:

возможность просмотра онлайн лекций

доступ как в прямом эфире, так и в записи

чат для вопросов спикеру и ведения бесед по теме


• тестирование и получение дипломов, чтобы далеко за ними не ездить

Самое интересное:
Создали приложение для того, чтобы песням Сироткина ничто не мешало достигнуть самой души каждого слушателя. Чтобы каждый атлет доказывал, что в человеке должно быть прекрасно все, а не искал билет для входа или аккредитации. Создавали нетворкинг, а в итоге получилась организация ориентации в пространстве по времени в соответствии с локациями фестиваля. Буквально “Доктор Кто” на фестивале.

Добавили к базовому функционалу по желанию Вселенной и заказчика:


• полное заполнение профиля с ФИО и контактами

• рубрикатор интересов и сфер деятельности для поиска участников по интересам и для встреч

• вход в приложение по QR-коду на билете — так однозначно быстрее

• геймификацию и начисление баллов

Самое интересное:
Сделали много для корпоративного мероприятия, а рассказать почти не можем, ибо тайну храним свято. Шепнем только, что сотворили интерактивные расписания для двух команд и одного крайне интересного мероприятия.

Добавили отдельно, секретно и по желанию Босса:


• организацию работы участников в командах

• воркшопы с отдельной программой и индивидуальным расписанием для команд

• интеграцию работы жюри

• систему оценок номинантов

• геймификацию и начисление баллов

Самое интересное:
Научили приложение разговаривать на языках, понятным жителям другого континента.

Добавили отдельно и по желанию заказчика:


• три иностранных языка для мультиязычности

• облако тегов для быстрого поиска информации

• переход в чат-бот организатора, чтобы все точно собрались и не потерялись

Самое интересное:

Объединили сайт с покупкой билетов, базу данных и приложение для того, чтобы участники наслаждались песнями Uma2rman и Линды, выступлениями Лины Арифулиной и Игоря Наумова, и видами берегов Москвы-реки. Потому что мы взяли на себя ориентацию в пространстве, обзор мероприятий и афишу выступлений.

Добавили в базовый набор по желанию Вселенной и заказчика:


• квотирование при покупке билетов и дополнительных услуг, чтобы больше билетов, чем есть не продавалось
• «корзину услуг», куда участник складывал дополнительные мастер-классы и консультации, а еще вон тот сувенирчик и поесть
• подтверждение заказа в личном кабинете администратора, чтобы все капризы избранных были удовлетворены
• разделение меню программы по локациям, темам и направлениям, чтобы выбирать удобно было каждому (вдруг, вам не хочется никуда ходить, тогда фильтр через локации вам очень пригодится): – от музыки – от интереса – от мест
• проход по времени на внутренние мероприятия, чтобы спикеры успевали готовиться и загружать презентации,
а участники не стояли над душой
• интеграцию с Альфа-Банком для оплат и Timepad, чтобы видеть всех, кто заказал и кто оплатил
• функцию погашения билетов и баллов, чтобы хитрецы не пользовались благами дважды
• мобильное приложение для техперсонала с проходом
по qr-коду для контроля доступа, погашения билетов и списания баллов, когда участники выбирают памятные подарочки

Самое интересное:
Написали приложения для IT-специалистов

Взяли базу и добавили:


• регистрационную форму

• онлайн-покупку билетов: индивидуальных, групповых

• систему скидок

• разработали единую систему публикации программы для мобильного приложения и сайта

• систему контроля доступа для прохода на площадку

Задача:
Ожидаемое участие на форуме было в пределах 500 человек. Организаторы нуждались в инструментах для проведения масштабного события на высоком уровне. Поэтому необходимо было комплексное программное решение для организации форума с участием органов государственной власти РФ и республики Беларусь.

Решение:
Для проведения форума использовали стандартные модули CUBE. Также разработали дополнительное решение специально для заказчика. Рассадка VIP-участников на пленарном заседании проводилась с отображением места в зале на бейдже.

Результат:


• Быстрая регистрация и аккредитация участников за счет использования возможностей платформы CUBE
• Максимальное вовлечение гостей благодаря применению мобильного приложения  
• Эффективный нетворкинг между участниками на базе «Биржи деловых контактов»

Задача:
Организовать аккредитацию участников мероприятия в количестве до 12 000 участников

Решение:
Организовали удобную аккредитацию участников с разным уровнем доступа на площадку Мероприятия за счет 3-х форматов аккредитации: получение бейджа на стойки аккредитации, получение бейджа на стойки самоаккредитация, выдача браслетов организованным посетителям Мероприятия.

Результат:


• Обеспечили удобную аккредитацию участников мероприятия
• Каждый участник оперативно получил информацию о доступных ему сервисах
• Предоставили оборудование: ноутбуки, принтеры.
• Получили высокую оценку уровня организации мероприятия со стороны участников и организаторов

В Волосово прошло мероприятие в честь ухода советских войск из Афганистана. Организаторы ожидали более 400 участников, поэтому нужна была помощь в подготовке такого масштабного события.

СК-Информика разработала программу и помогла с организацией.
Гости, которые пришли на это важное событие:

• приняли участие в митинге;
• возложили цветы у памятника воинам-интернационалистам;
• увидели торжественное шествие, где приняли участие не только ветераны,
но и курсанты военных училищ;
• побывали на фестивале военно-патриотической песни.

Возможности и опыт организации масштабных мероприятий помогли команде СК-Информика сделать все на высшем уровне. Торжественное событие не только в очередной раз ознаменовало памятную дату, но и осветило важные патриотические аспекты — именно они важны для воспитания нового поколения.

Задача:
Компании больших масштабов должны постоянно наращивать свои продажи и поддерживать репутацию. Поэтому руководство часто заинтересовано в том, чтобы сотрудники развивались и получали новые навыки. К нам обратились с запросом организации обучающего мероприятия.

Решение:
В рамках проекта команда адаптировала мобильное приложение под запрос заказчика. Вот что было в готовом продукте:

• Дизайн в корпоративном стиле. В оформлении приложения была использована айдентика, которая закреплена в брендбуке компании.
• Актуальное расписание обучающих сессий. Участники могли спланировать свой день и заранее знали, какой тренинг их ждет.
• Тестирование. Через интерактивный опрос сотрудники закрепляли новые знания.
• Геймификация. Чтобы участники не уставали и не теряли концентрацию, были добавлены игровые элементы в приложение. Те, кто наберет больше баллов и быстрее пройдет тесты, получали призы.
• Автоматическое информирование. Сотрудникам приходили уведомления о предстоящих сессиях — так они ничего не забывали и не пропускали.

В «Казань Экспо» прошел ежегодный экономический форум «Россия – Исламский мир: KazanForum». В этот раз количество участников форума достигло 20 тысяч человек. Такое масштабное событие требует не только высокого уровня организации, но и современных решений.

Одно из них — это мобильное приложение ON-E в рамках онлайн-платформы CUBE. Оно стало настоящим помощником для гостей форума. Вот какие моменты доработала команда CUBE, чтобы сделать эти шесть дней максимально комфортными для участников:

• Дизайн по брендбуку. Шрифт, логотип, цветовая палитра в мобильном приложении — все это соответствовало фирменному стилю форума. Такой подход повышает значимость события в глазах участников.
• Несколько вариантов авторизации. Никаких длинных форм для регистрации. Пользователь самостоятельно мог выбрать, каким способом ему удобнее войти в систему.
• Деловая программа. Расписание мероприятий всегда было под рукой у участников. В приложении они могли увидеть, когда работает та или иная площадка и где она находится.
• Нетворкинг. В приложении участники могли назначать встречи, общаться с другими гостями. Это упрощало нетворкинг и помогло достичь главной цели события — выстраивания партнерских отношений.
• Запись на экскурсии. В приложении гости могли посмотреть весь список экскурсий, которые проводились в дни форума. Чтобы попасть на одну или несколько из них, достаточно было записаться в два клика.

Платформа CUBE позволяет организовать мероприятия даже федерального значения. С ее помощью вы можете не только сделать участие для гостей комфортным, но и повысить значимость события в их глазах.

Провести событие уровня Восточного экономического форума — это значит объединить тысячи участников, десятки спикеров и параллельные сессии в единую слаженную систему, которая работает как часы. На крупном международном мероприятии каждая деталь должна быть безупречной — от этого зависит репутация не только организаторов, но и всей страны.

Но с CUBE можно легко и эффективно организовать мероприятие любого масштаба! Смотрите, какие решения мы внедрили в рамках Восточного экономического форума.

🔹 Трансляция без перебоев
Тысячи одновременных подключений, обновления расписаний и потоки данных — система работает стабильно даже на пике нагрузки. Участники получают информацию и доступ ко всем материалам без задержек и сбоев.
🔹 Единая синхронизация информации
Программа форума, расписание сессий, изменения в повестке — все обновления моментально отображаются на сайте, в мобильном приложении и личных кабинетах участников. Неважно, с какого устройства человек подключился — у него всегда есть доступ к актуальной версии программы.
🔹 Простое управление событием
Удержать в голове все детали такого крупного мероприятия просто невозможно! Но с CUBE это и не нужно — платформа автоматизирует рутину и позволяет оперативно вносить изменения. Всё управление в одном месте, а это значит — меньше стресса и больше результата.

CUBE — это решение, которое позволяет управлять мероприятиями масштаба ВЭФ просто, удобно и эффективно. Когда можно опираться на надежную платформу, масштаб мероприятия — это не риск, а возможность для роста📈

Чем масштабнее мероприятие, тем выше ответственность и сложнее задача для организаторов! Особенно когда речь идет о таких событиях, как Российская энергетическая неделя, которую посещают высокопоставленные лица разных государств и даже президенты. Многотысячная международная аудитория, более 55 мероприятий и 350 спикеров, участники из 84 стран — права на ошибку просто нет!

Но с платформой CUBE можно легко организовать даже такое ответственное мероприятие и заранее исключить любые форс-мажоры. Смотрите, какие решения удалось внедрить благодаря точности и гибкости платформы 👇

🔹 Гибкость и актуальность программы
Форум включал более 55 мероприятий, и изменения в расписании были неизбежны. Но программа обновляется в режиме онлайн — участники видят актуальные данные в своих личных кабинетах и на экранах в зонах проведения форума.

🔹 Удобство навигации на площадке
Для мероприятия с таким количеством гостей навигация имеет решающее значение. Карты площадки, где проводился РЭН, помогли участникам быстро находить нужные им локации.

🔹 Управление логистикой гостей
Собрать представителей из 84 стран в одном месте — непростая задача! С помощью платформы организаторы смогли помочь гостям найти актуальные данные о трансферах, размещении и прочую необходимую информацию.

Российская энергетическая неделя — пример того, как CUBE помогает упрощать организацию даже самых масштабных офлайн-мероприятий. Когда технологии работают на вас, рутинные задачи перестают быть головной болью организаторов, а гости получают максимум удобства и пользы 🚀

Федеральная территория «Сириус» стала центром научного диалога для более чем 7000 участников из 85 регионов России и 63 стран. IV Конгресс молодых ученых — ключевое мероприятие науки и технологий — объединил передовую науку, государственную власть и бизнес, задавая векторы научно-технологического развития. 230 мероприятий, почти 1000 спикеров из всех регионов России и еще 63 стран, более 7000 участников - организаторам пришлось хорошо постараться, чтобы конгресс прошел без форс-мажоров!
Но с функционалом платформы CUBE проводить события такого масштаба стало гораздо проще. Смотрите, какие решения мы предложили организаторам конгресса:
🔹 Централизация управления
Для события с десятками параллельных сессий важно было создать удобную систему управления программой. Участники в реальном времени отслеживают расписание, узнают больше информации о спикерах и выбирают мероприятия, которые им интересны.
🔹 Навигация и удобство на площадке
Здесь ключевую роль играют интерактивные карты, которые помогают быстро находить нужные точки - залы для лекций, выставочные зоны 50 крупнейших компаний и места проведения культурных и спортивных мероприятий. Никакой путаницы и опозданий!
🔹 Удобство для международной аудитории
Конгресс посетили участники из 63 стран - важно было создать максимальный комфорт для иностранных гостей, чтобы языковой барьер не испортил впечатление от мероприятия. Вся информация о мероприятии дублировалась на русском и английском языке.
🔹 Сбор аналитики и обратной связи
Больше не нужно тратить недели на подведение итогов - благодаря автоматизации сбора данных посещаемость мероприятий, активность участников и отзывы обрабатывалась прямо в ходе Конгресса. Это помогло организаторам быстро получить обратную связь и учесть ее для того, чтобы следующие мероприятия были еще более успешными.

С участниками из 63 стран важно было создать комфортные условия: доступ к личным кабинетам, переводы и актуальная информация о программе. Все эти возможности были реализованы через CUBE.

IV Конгресс молодых учёных стал не только масштабным, но и удобным событием для всех участников. А платформа CUBE доказала, что даже самые сложные задачи организации могут быть решены легко и эффективно. 🚀